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Elektronische Dokumentenverwaltung

Elektronische Dokumentenverwaltung

Die Informationstechnologie dringt fest in alle Geschäftsbereiche ein. Von dem Moment an, als es auftauchte, begann es mit zahlreichen Mythen zu wachsen.

Ist es denkbar, dass die üblichen Ordner und Papierstapel verschwinden und sich alle Informationen in Computern „auflösen“? Mit Hilfe dieses Artikels werden die wichtigsten Missverständnisse über elektronische Dokumentenverwaltungssysteme entlarvt.

Elektronisches Dokumentenmanagement - einfache Büroautomatisierung. Es wird angenommen, dass ein solches System eingehende und ausgehende Dokumente organisieren kann. Und obwohl das elektronische Dokumentenmanagement in unserem Markt bereits weit verbreitet ist, ist diese Aussage sehr beliebt. Das Büro ist nur eine der in unserer Praxis traditionellen Formen des Dokumentenmanagements. Tatsächlich ist das elektronische Dokumentenmanagement bereits in unserem Leben vorhanden. Sobald wir ein in Word erstelltes Dokument per E-Mail senden oder empfangen, spricht dies bereits dafür, dass ein solches System funktioniert. In unserer Realität besteht die Aufgabe des Büros darin, die Übergabe und Abrechnung aller amtlichen Dokumente vollständig zu zentralisieren und die Ausführung der vom Leiter erteilten Befehle zu überwachen. Das Unternehmen arbeitet aber nicht nur mit offiziellen Dokumenten. In jedem Unternehmen werden inoffizielle Papiere bereits vor ihrer Gründung in Betrieb genommen. Ihre Flüsse sind viel komplexer und breiter. In unserer Welt existieren fast alle Informationen in elektronischer Form. Das implementierte EDMS sollte die Verwaltung aller Dokumente festlegen, nicht nur derjenigen, die das Büro durchlaufen. Es wäre ein Fehler, für jeden Dokumenttyp ein eigenes System zu erstellen. Es ist besser, ein globales EDMS das Problem auf komplexe Weise lösen zu lassen.

SED kann das Unternehmen vor internem Chaos bewahren. Es ist ein Fehler zu glauben, dass ein solches EDMS selbst das organisatorische Durcheinander im Unternehmen beseitigen wird. Diese Probleme werden jedoch nicht auf diese Weise gelöst. Im Falle eines Chaos innerhalb des Unternehmens besteht die Hauptsache darin, eine Organisationsordnung zu erstellen. In diesem Fall wird das EDMS zu einem der Werkzeuge. Wenn Sie mit der Implementierung beginnen, wenn keine interne Interaktion stattfindet, die Verantwortungsbereiche nicht getrennt sind und Geschäftsprozesse nicht funktionieren, wird kein Ergebnis erzielt. Diejenigen, die die Entscheidung zur Implementierung des EDMS treffen, müssen verstehen, was dieses Projekt in der aktuellen Situation bringen wird.

Das elektronische Dokument wird wirksam. Der Höhepunkt dieses Mythos ist bereits vorbei. Heutzutage erkennen immer mehr Kunden, dass dies nicht der Fall ist. Viele glauben jedoch weiterhin an die Magie des elektronischen Dokumentenmanagements. Seine Effizienz wird von vielen Faktoren beeinflusst. Es reicht nicht aus, nur die Verbreitung von Dokumenten über elektronische Kommunikationskanäle zu regeln. Vor der Implementierung ist zu prüfen, ob die bisherigen Praktiken verstanden, die bestehenden Verfahren vereinheitlicht und berücksichtigt wurden und ob das Reengineering abgeschlossen wurde. Es lohnt sich zu überlegen, wer das System in welchem ​​Modus verwenden wird, ob die Chefs damit arbeiten oder ob die Interaktion auf ihre Assistenten fällt. Solche Nuancen müssen während der Implementierung diskutiert werden. Wenn während des Übergangs zusammen mit dem EDMS ein Reengineering und eine Optimierung der Geschäftsprozesse durchgeführt werden, ist das Ergebnis so effektiv wie möglich.

Die beste Entscheidung basiert auf der Auswahl der Marktführer. Es scheint so einfach zu sein, zu entscheiden, was Führungskräfte bereits verwenden. Dies scheint logisch und wirkt sich manchmal ernsthaft auf die Kundenpräferenzen aus. Tatsächlich ändern sich der Markt und seine Bedürfnisse ständig. Lösungen, die vor 4-5 Jahren entwickelt wurden, sind jetzt relevant. Die Präsenz auf dem Markt und die in dieser Zeit gesammelten Erfahrungen ermöglichen es uns, Projekte in nahezu jeder Größenordnung umzusetzen. Beliebte EDMS, die von führenden Unternehmen eingesetzt werden, haben den Markt früher erobert. In diesen Jahren waren völlig andere Prinzipien relevant. Jetzt lohnt es sich, auf neue Lösungen zu achten, auch wenn die Anzahl der Implementierungen geringer ist als die der Führungskräfte. Sie sind viel technologischer und bleiben für weitere 5-7 Jahre relevant.

Es ist besser, westliche Systeme zu wählen - sie sind flexibler und funktionaler. Dieser Mythos erschien aus einem Grund. In der Vergangenheit waren inländische Lösungen den westlichen unterlegen. Unsere Komplexe konzentrierten sich jedoch noch stärker auf russische Besonderheiten, wobei die besonderen Anforderungen der Unternehmen berücksichtigt wurden. Derzeit gibt es auch inländische Lösungen, die ausländischen überlegen sind. Diese Plattformen sind sowohl leistungsstark als auch flexibel. Ein Vorteil ist das Vorhandensein von Modulen, die sich auf die Automatisierung von Prozessen mit russischen Besonderheiten konzentrieren. Und solche Komplexe kosten weniger als ausländische Kollegen, und Support und zusätzliche Dienstleistungen sind viel günstiger.

EDMS wird nur für Organisationen mit klaren Vorschriften und beschriebenen Geschäftsprozessen benötigt. Wie bereits erwähnt, macht das Durcheinander in der Organisation die Einführung des elektronischen Dokumentenmanagements sinnlos. Aber manchmal ist es überhaupt nicht notwendig, dass alles richtig und klar beschrieben wird. Immer mehr Unternehmen setzen agile Managementtechniken ein und wenden adaptives Fallmanagement an. In solchen Fällen ist das EDMS gezwungen, sich an sie anzupassen und ihre Konfiguration und Funktionsprinzipien zu ändern.

Das EDMS kann unmittelbar nach der Implementierung aktiv genutzt werden. Gegenstand der Automatisierung sind Unternehmensverwaltungsprozesse. Dies macht es nicht möglich, das Workflow-System als normales Projekt zu behandeln, das mit der Inbetriebnahme abgeschlossen wurde. Alle Managementprozesse ändern sich ständig. Es kommt auch vor, dass der Kunde zu Beginn der Implementierung des Systems eine schlechte Vorstellung von seinen tatsächlichen Fähigkeiten hat. Die Implementierung eines EDMS ist eine Kette miteinander verbundener Projekte, die die Automatisierung entwickeln, die Funktionalität des Systems erweitern und es modernisieren. In der Regel enthält das EDMS-Toolkit Anforderungen an die Möglichkeit spezifischer Änderungen in den implementierten Modulen und die schnelle Automatisierung neuer Prozesse.

Die Umsetzung des EDMS liegt vollständig beim Auftragnehmer. Wird es vom Kunden bei der Implementierung eines solchen Systems wirklich nicht verlangt? Dies ist die Meinung in kleinen Unternehmen, in denen der Informatisierungsgrad niedrig ist und ähnliche Projekte neu sind. Die Implementierung des EDMS impliziert immer eine Änderung der im Unternehmen festgelegten internen Verfahren und der Funktionsweise. Wenn das Team nicht dazu bereit ist und es keine Motivation für neue Erfolge gibt, ist der Effekt Null oder sogar das Gegenteil. Die Entwickler stellen jedoch fest, dass Kunden in letzter Zeit erfahrener geworden sind und ihre Rolle verstanden haben.

Für kleine Unternehmen ist kein hochwertiges EDMS erforderlich. In den meisten Fällen glauben Inhaber kleiner Unternehmen, dass 1C- und MS Office-Pakete ausreichen, um zu funktionieren. Wenn das Unternehmen nur 10 Mitarbeiter beschäftigt, können die Buchhaltung und Registrierung von Dokumenten in Excel gespeichert, in der Cloud gespeichert und Briefe mit Outlook ausgetauscht werden. Es gibt viele einfache und manchmal kostenlose Cloud-Lösungen - Google Apps, Microsoft Office 365. Unter bestimmten Umständen mag ein solches System verständlich sein, aber man muss sich die Frage stellen, welche Art von Interaktion ein kleines Unternehmen und die IT im Allgemeinen haben. Was kann man als kleines Unternehmen bezeichnen? Wenn wir das Mikrobusiness mit seinem spezifischen Workflow ausschließen, sind die Vorteile elektronischer Systeme immer noch vorhanden. Die Größe des Unternehmens lässt Sie zwar nicht so deutlich spüren wie bei einem mittleren oder großen Unternehmen. Nicht alle Funktionen werden benötigt. Beispielsweise kann sich ein kleines Unternehmen durchaus weigern, eingehende Korrespondenz zu kontrollieren, die Ausführung von Aufträgen zu kontrollieren und die Verfahren zum Genehmigen von Dokumenten zu automatisieren. Für eine kleine Gruppe von Menschen ist es einfacher, sich zusammenzusetzen und alle Probleme zu lösen. Es wird jedoch weiterhin eine einheitliche Arbeitsinformationsumgebung benötigt. Es ist möglich, Informationen auf hochwertige Weise zu strukturieren, darin zu suchen und schnell auf die erforderlichen Dokumente und Vorlagen zuzugreifen. Dies gilt auch für kleine Unternehmen. Wenn der Eigentümer plant, sein Unternehmen weiterzuentwickeln, muss er über das Debuggen interner Kommunikations- und Geschäftsprozesse nachdenken. In diesem Fall wird das Problem der Einführung der elektronischen Dokumentenverwaltung früher oder später relevant.

Mobile elektronische Dokumentenverwaltungssysteme sind unsicher. Tatsächlich sind diese Lösungen genauso sicher wie andere mobile Unternehmensanwendungen. Die Bedrohung liegt nicht im mobilen EDMS selbst, sondern in seiner spezifischen Implementierung, wobei die IT-Sicherheitsrichtlinien des Kundenpersonals ignoriert werden. Entwickler diversifizieren den Zugriff auf Informationen. In dieser Angelegenheit hängt vieles vom Unternehmen selbst und den Technologien ab, mit denen es seine Daten schützt. Wir sprechen sowohl über technische als auch über organisatorische Maßnahmen. Wenn diesem Problem Aufmerksamkeit geschenkt wird, ist mobiles EDMS sicher. Und in modernen Realitäten kann man manchmal nicht ohne sie auskommen. Dieser Mythos wird zumindest durch die Tatsache zerstreut, dass in großen Unternehmen, einschließlich Finanz- und Managementunternehmen, mobiles EDMS von Top-Managern aktiv genutzt wird.

Es gibt keine Rechtsgrundlage für die Einführung von EDS. Tatsächlich besteht die Rechtsgrundlage für die Implementierung solcher Lösungen bereits. Niemand hindert Unternehmen daran, den traditionellen Workflow zugunsten von papierlos aufzugeben. Es stimmt, es gibt immer noch eine kleine angegebene Liste, die nicht berührt werden kann. Dies ist in erster Linie die Verwaltung von Personalakten. Das Problem ist nicht, dass es keine Gesetze und Handlungen gibt, sondern dass das Unternehmen selbst keine internen Standards für die Legalisierung elektronischer Signaturen erstellt hat. Dies macht es schwierig, auf die papierlose Verbreitung von Dokumenten umzusteigen.

Die Implementierung des EDMS ist zu lang. Früher war diese Aussage ganz richtig, heute ist sie ein Mythos geworden. Bisher wurden elektronische Systeme in Anlehnung an bestehende Papiersysteme gebaut, wobei die gleichen Vorschriften angewendet wurden. Benutzer konnten neue Standards nicht schnell einführen, Schnittstellen waren umständlich, Papier- und elektronische Dokumente mussten dupliziert werden, und die Schulung nahm Zeit in Anspruch. Es lohnt sich jedoch auch, eine Umfrage vor dem Projekt in Betracht zu ziehen, das System einzurichten, es in die vorhandene IT-Infrastruktur einzubetten und Anwendungen für den Benutzer zu installieren. Es war wirklich zeitaufwändig. Die Situation hat sich jedoch bereits geändert. Moderne Lösungen verfügen über viele Tools, um die Implementierung zu beschleunigen. Es gibt eine Reihe gebrauchsfertiger Anwendungen, mit denen die Funktionalität schrittweise erweitert werden kann. Sie können die elektronische Dokumentenverwaltung schnell und kostengünstig einsetzen und auf das gewünschte Niveau bringen. Der Implementierungszeitraum selbst hängt von der Komplexität, den Optimierungsanforderungen, dem Umfang der Verbesserungen und der Anpassung der Lösung sowie der Anzahl der Benutzer ab. Wenn Sie viele Systeme integrieren und Zehntausende von Benutzern auf die Verwendung von EDMS übertragen müssen, werden 2-3 Jahre als völlig normaler Zeitraum angesehen. Und das durchschnittliche Unternehmen erhält in durchschnittlich sechs Monaten ein funktionierendes System.

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